にしたんクリニックなどを展開するエクスコムグローバル株式会社の西村誠司社長があなたの悩みに答えます。

　【相談】　社内での情報共有のあり方についてお伺いいたします。外部からある企画の提案を受け、方向性のみが決まった段階で、実際に運用を担当する管理者のみに共有し、詳細が確定したタイミングで、管理者から現場へ展開していただきました。ですが現場からは「事前に聞いていなかった」と不満の声があがり、なかなか理解が得られませんでした。このような場合、不確定な段階でも関係者へ広く共有すべきか、それとも責任者を通じて段階的に展開するべきか、経営者の立場ではどのように判断されますか。組織を円滑に動かすために情報の正確性と共有のタイミング、現場の納得感をどのようにバランスを取るのか、トップとして企業を率いる西村社長に、お考えやご意見などご教示いただけますと幸いです。よろしくお願いします。

　【回答】　ご相談ありがとうございます。組織の中で仕事をしていると、「どこまで、いつ共有するべきか」という問題は必ず出てきます。情報が固まる前に伝えれば混乱を招くことがありますし、確定してから伝えれば「なぜもっと早く教えてくれなかったのか」と言われる。管理する立場にとって、とても難しい問題だと思います。

　今回のケースについて言えば、方向性が決まった段階でまず管理者に共有し、詳細が確定してから現場へ展開したという判断自体は、私は決して間違っていないと思います。組織にはそれぞれ役割がありますし、不確定な情報をすべての社員に流せば、憶測や誤解が広がってしまうこともあります。

　ただ、現場から「事前に聞いていなかった」という不満が出たのであれば、そこには一つ大切なヒントがあります。現場の方々が求めていたのは、完成した情報そのものより、「自分たちに関係することが動いている」ということを早い段階で知ることだったのかもしれません。

　私は、情報共有には「決定事項を伝えること」と「途中経過を伝えること」の二つがあると思っています。詳細まで決まっていなくても、「現在こういう企画を検討しています。ただし、まだ決定ではありません。詳細が決まり次第改めて共有します」と伝えることはできます。この一言があるだけで、後から正式な話を聞いたときの受け止め方は大きく変わります。

　人は、自分の知らないところですべて決められたと感じると、内容そのものが悪くなくても反発したくなるものです。逆に、途中からでも情報を共有されていれば、「自分もそのプロセスに参加している」という感覚を持ちやすくなります。

　経営でも同じです。すべての情報をすべての社員に共有することが、必ずしも良い経営だとは思いません。経営には機密性の高い情報もありますし、検討段階だからこそ不用意に広げられない話もあります。ただ、現場の働き方に直接影響することについては、できるだけ早い段階から「何が起きようとしているのか」を伝えることを意識したほうがいいと思います。

　そして、もう一つ大切なのは、管理者を単なる「伝言役」にしないことです。なぜこの企画を行うのか、会社として何を目指しているのか、現場にはどんなメリットや負担があるのか。そこまで管理者が理解したうえで、自分の言葉で説明できる状態にしておく必要があります。現場の納得感は、情報量だけで生まれるものではありません。「なぜやるのか」が分かることで、人は初めて腹落ちします。

　また、現場から不満が出た今回の出来事を、失敗とだけ捉える必要もないと思います。「この組織では、どの段階で共有すると社員が動きやすいのか」を知る良い機会になったと考えてみてはいかがでしょうか。次回からは、決定前には「予告」、決定後には「正式な説明」というように、２段階で共有する方法もあると思います。

　組織を動かすうえで大切なのは、情報を早く伝えることでも、完全に固めてから伝えることでもありません。「誰に、何を、どの段階で伝えれば、その人が安心して動けるか」を考えることです。情報共有は単なる連絡ではなく、信頼関係をつくる仕事でもあります。正確性を守りながら、現場を置き去りにしない。そのバランスを意識していけば、今回の経験は、より良い組織づくりにつながっていくと思います。

　◆西村誠司（にしむら・せいじ）１９７０年生まれ、愛知県出身。「にしたんクリニック」などを展開するエクスコムグローバル株式会社代表取締役社長。名古屋市立大学を卒業後、外資系コンサルティング会社に入社。２年で退職して２５歳で起業、現在年商３３３億円に成長。ＴｉｋＴｏｋフォロワー数８万２０００人。