Googleが提供するメールサービス「Gmail」は、無料で大容量のため、ビジネスやプライベートで利用している人は多いでしょう。しかし、メールを受信する側の人もGmailを利用しているとは限りません。特にGmailから他社のメールソフトに送信すると、敬称が表示されないケースが散見されます。

このようなメールソフトの違いによって起きるトラブルは、どうしたら防げるのでしょうか。Googleサービスに関する解説書を執筆している桑名由美さんに話を聞きました。

■Gmailの宛先に敬称が表示されないケースとは

ーGmailで宛先の敬称が表示されないトラブルはどうして発生するのでしょうか。

受信する側がMicrosoftのOutlookやApple Mailなどのメーラーで開く場合、受信メールの宛先欄に表示名が表示されるため、設定で敬称を入れておかないと呼び捨てで表示されてしまいます。

また、Gmailで受信した際は表示名が表示されないので、敬称を省略しても問題ありません。しかし相手がどのようなメールソフトで開くか分からない場合は、敬称を入れておくと好印象です。

ーどのような設定で表示できるようになりますか？

Googleの「連絡先」（https://contacts.google.com ）で設定が可能です。以下の手順で登録しておくと良いでしょう。

■敬称の設定方法

まずは、Gmail画面右上の「Googleアプリ」のアイコンをクリックします。

その後、表示されたアプリの中から「連絡先」を選び、敬称を設定したい連絡先をクリックします。そして表示された連絡先の右上にある「編集」をクリックします。

すると名前を編集できる画面が表示されますので、そこの「名」の横にある「ｖ」をクリックします。

そこで表示される「敬称（名前の後）」という項目に「様」などの敬称を入力し、右上の保存をクリックしたら設定完了です。

敬称設定は簡単にできるため、新しいアドレスを登録する際に敬称を入力しておくと、Gmailからのメールが、相手側で呼び捨てになってしまうことを避けられます。是非お試しください。

◆桑名由美（くわなゆみ）／IT関連書籍の執筆を中心に活動中。著書に『Google Workspace完全マニュアル』『今すぐ使えるかんたんGoogleスプレッドシート』『YouTube完全マニュアル』など多数。

（まいどなニュース特約・長澤 芳子）